Analyser og gode råd

En løs struktur eller velforberedt tale: Hvad skal jeg vælge?

Hvad virker bedst? En løs struktur eller en velforberedt tale? I artiklen her dykker jeg ned i fordele og ulemper ved de to mundtlige talestrategier.

Der er næsten dømt religionskrig, når det kommer til diskussionen om, hvad der fungerer bedst: De velforberedte taler eller de mere løst strukturerede talepapirer.

Nogle erhvervsledere foretrækker klart de løst strukturerede talepapirer, mens andre hælder til de nedskrevne og velforberedte taler. Men hvad fungerer typisk bedst for modtagerne?

Når vi observerer de to talestrategier ud fra et kommunikativt synspunkt, er der ingen tvivl om, at begge kommunikationsformer har fordele, men også klare ulemper. For præcis som med alle andre former for kommunikation, så kommer vi ikke uden om, at en taletype ikke kan skræddersyes til alle kommunikationssituationer. Der findes ikke en ’one fits all’-model, når det kommer til mundtlig kommunikation. Snarere tværtimod.

Kommunikation er per definition situationsbestemt, og derfor er der ingen tvivl om, at løst strukturerede taler kan fungere suverænt i nogle situationer, men upassende i andre – og det samme gør sig i virkeligheden også gældende for de velstrukturerede og velforberedte taler.

En formel situation kræver en formel tale

Når jeg taler med erhvervsledere om deres kommunikationsstrategier, så gør jeg meget ud af at synliggøre, hvor vigtigt det er, at det er kommunikationssituationen, der dikterer den mundtlige kommunikationsform – og ikke vanen.

Gode taler er altid tilpasset den situation, som talen holdes i, hvad end de er formelle eller ej. Til et personalemøde i en mindre virksomhed vil det hurtigt blive lidt kunstigt, hvis lederen stiller sig op og holder en nedskrevet og velforberedt tale. Det indbyder situationen simpelthen ikke til. Hvorimod et jubilæum eller et årsmøde helt automatisk indbyder til en mere styret og struktureret form for mundtlig kommunikation. Og det er her, de formelle taler kommer ind i billedet.

Fordelen ved den formelle tale

Nogle mennesker kunne ikke drømme om at skrive taler ned, fordi de er overbevist om, at det spontane og autentiske virker bedst for dem.

Selvom man kan have den selvopfattelse, skal man aldrig lader sig narre af, at den formelle tale kan noget andet end de mere spontane pitches.

Uanset hvor scenevandt du er (som erhvervsleder), vil der i løbet af året være situationer, hvor det ikke fungerer at freestyle med et løst talepapir, fordi forventningerne ganske enkelt er nogle andre. Hvis du stiller dig op og leverer en uformel og løs talepræsentation i en formel situation, kommer du helt automatisk til at fremstå uforberedt og sjusket, hvilket er et uheldigt aftryk for en erhvervsleder.

Som erhvervsleder ønsker du derimod at udnytte alle de situationer, du kan til at skabe nogle velovervejede fælleshistorier, samtidig med at du fremstår super struktureret og velformuleret. Det giver dig ganske enkelt et stærkere ledelsesgrundlag. Så derfor bør du se den formelle tale som en gave til netop at kunne fremstå som en kompetent og struktureret leder, som medarbejderne stolt kan følge.

Og fordelen, ved at du tvinges til at formulere dine tanker og idéer ned, er, at du unægteligt bliver tvunget et spadestik dybere ned i din egen argumentation. Dine formuleringer bliver skarpere og dit budskab klarere. Dermed giver skriveprocessen dig mulighed for at fremstå langt mere velformuleret, end du spontant vil være.

Fordelen ved den løse struktur

Når du kun arbejder med en løs struktur, har det den klare fordel, at du langt bedre kan respondere på nuet, når du ikke kommer overforberedt. Dermed kan du langt bedre gribe stemningen omkring dig, og så må du leve med, at din performance ikke kommer til at fremstå lige så struktureret, som når du holder en formel tale.

Vi ved fra mere spontan mundtlig kommunikation, at der opstår flere selvafbrydelser og pauser. Og det er et vilkår, der følger med, når man holder sig til en mere spontan tilgang.

”There is a negative correlation between speaking style and fluency of speech: when the speaking style becomes more spontaneous, filled pauses occur more and hereby the fluency of speech decreases.” (Based on Burger et al., 2002)

Hvor pauser kan bruges strategisk i velforberedte taler, så fungerer de helt anderledes i mere spontane taler. Hvor pauser i nedskrevne taler kan understøtte og markere særlige pointer, så fremstår pauser i mere løst strukturerede sammenhænge langt mindre strategiske.

”Filled pauses can have a different purpose than silent pauses: in a non-spontaneous speaking style for example, silent pauses might beused to emphasize what is said and to let the audience think about what is said, whilefilled pausesmayoccur as a non-finality marker.” (A Continuum of Speech: The Difference Between Speech in Conversation, Interview,and Lecture, Nanouk Bel)

Pauser i løst strukturerede talepapirer har altså en tendens til at fungere som fyld, og deres funktion er at levere tid til taleren. Når man holder sig til løst strukturerede taler, kræver det langt mere af taleren, fordi vedkommende simpelthen skal lede efter formuleringer spontant, og her fungerer pauser præcis, som vi kender det fra fyldord, som et værktøj til at erobre tid.

Hvilke situationer kræver en formel tale?

Det kan måske være vanskeligt at se, hvornår man skal udskifte de mere spontane pitches med en formel tale, især hvis man stortrives med den løse struktur.

Men der er faktisk en god grundregel for, hvornår du bør sætte dig ned ved tastaturet. Når der er særlige lejligheder på arbejdspladsen, så bør du som udgangspunkt erstatte de løse pitches med velskrevne og strukturerede taler. Selvom det kræver noget arbejde at få skrevet en god tale ned, så giver det dig en unik mulighed for at få lov til at virke skarp, velforberedt og velformuleret.

En velforberedt tale bør altså anvendes ved markeringer, der adskiller sig fra de traditionelle hverdagsrutiner.

Har du brug for sparring eller hjælp til at skrive din næste tale? Jeg glæder mig til at høre fra dig.

Læs også de her artikler